Kontrolle externer Dienstleister
Unternehmen stehen in der Pflicht, ihre Geschäftsabläufe so zu organisieren und zu überwachen, dass keine Gesetzesverstöße geschehen. Diese Pflicht betrifft interne Prozesse ebenso wie die Zusammenarbeit nach der Beauftragung von Fremdfirmen.
Die Sorgfaltspflichten des Arbeitgebers umfassen dabei nicht nur die ordnungsgemäße Organisation des Unternehmens, sondern auch die laufende Kontrolle externer Dienstleister und deren Tätigkeiten.
Rechtsgrundlagen zur Kontrolle externer Dienstleister
Nach aktueller Rechtsprechung des BGH (Urteil vom 05.12.1999 — Az. VI ZR 335/88) ist die Geschäftsleitung verpflichtet, den Betrieb so zu organisieren, dass Betriebsangehörige — und dazu zählen auch externe Dienstleister — nicht unbeaufsichtigt handeln können.
Eine Verletzung dieser Überwachungspflicht kann als Organisationsverschulden gewertet werden.
Ebenso hat das BayObLG (Beschluss vom 10.08.2001 — Az. 3 ObOwi 51/2001) entschieden:
„Der Betriebsinhaber muss entweder selbst über das erforderliche Wissen verfügen oder ein Kontrollsystem einrichten, das er fortlaufend überwachen lässt.“
Eine jährliche Prüfung reicht nicht aus – eine regelmäßige, systematische Kontrolle ist erforderlich, um Verstöße wirksam zu verhindern. Selbst bei einfachen Vorschriften empfiehlt das Gericht mindestens monatliche Kontrollen.
“Wir setzen Check-it nicht nur für Protokolle, Checklisten, Arbeitsfreigaben, Logbücher, etc. ein, sondern auch zum Qualifikationsnachweis von Nachunternehmen und Mitarbeitern, zur Risikoanalyse vor Ort sowie zur Anlagen- und Datenaufnahme ein. Die Möglichkeit auch Fotos abzulegen, ist für uns sehr wichtig. Die Check-it APP ist flexibel, unterstützt unsere Anforderungen, ist jederzeit über PC, Tablet oder Handy verfügbar und erfährt bei unseren Mitarbeitenden eine wachsende Akzeptanz.”
Detlev Kapteina
Koordinator der Elektroverantwortlichen ENGIE Deutschland
In der Instandhaltung ist die App vielseitig einsetzbar. Alles wird direkt mit dem Smartphone dokumentiert und versendet – das ist wirklich sehr praktisch. Was früher auf Papier oder in Excel war, ist jetzt digital in der Hosentasche verfügbar. Das macht die Inspektionen effizienter, und unsere Mitarbeitende sind sehr froh darüber.
Johannes Brack
Head of Maintenance HARTING Technologiegruppe
„Wir nutzen die Check-it App für Sicherheitsunterweisungen externer Dienstleister. Durch das Baukastenprinzip können wir Checklisten auf unsere Bedürfnisse anpassen und sparen uns dadurch den Papierkrieg.“
Marco Issler
Gebäudemanagement & VEFK TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG
“Man kann schon sagen, dass Check-it ein „Drei-in-eins-Programm“ ist – während der Prüfung kann man Fotos hinzufügen, unterschreiben und anschließend das PDF generieren. Sobald das PDF generiert ist, ist es schreibgeschützt, und wenn man es synchronisiert, werden die Daten direkt an den Auftraggeber weitergeleitet. Es spart uns sehr viel Zeit im Vergleich dazu, alles manuell per PDF zu erledigen.”
Mehmet Tekdemir
Geschäftsführer Elektro Tekdemir
„Ich hätte nie gedacht, dass Elektrodokumentation wirklich Spaß machen könnte! R. O. E. Online hat das mit seinen Tools geschafft. Die dadurch gewonnene Zeit im Tagesgeschäft ist enorm, verbunden mit einem Gefühl von Rechtssicherheit und bestem Schutz für meiner Mitarbeiter.“
Stefan Windirsch
Teamleiter Anlagenoptimierung, Brose Fahrzeugteile
„Die einfache Bedienbarkeit, regelmäßige Aktualisierung der Inhalte und die Abrufbarkeit für die jeweiligen Tätigkeiten unserer EFKs sowie die einfache Zugriffsverwaltung haben uns überzeugt“
Ulrich Voigt,
Elektro- und Leittechnik, Germany Vattenfall Wasserkraft GmbH
“Wir müssen in unserer Firma eine Menge Checklisten und Freigaben ausfüllen und verbringen damit eine Menge Zeit. Wenn wir mit der App arbeiten, sparen wir uns diese, weil man gleich alles in der Tasche hat. Man gehst zu einer Instandhaltung, man siehst was das Problem ist… Ich fülle gleich die richtige Checkliste aus, die Freigabe zur Arbeit, hier ist sie, ich versende sie – fertig. Es ist so einfach.”
Dominik Grentz
Verantwortliche Elektrofachkraft MARS
Ich bin mit der Kommunikation und der gesamten Zusammenarbeit sehr zufrieden, die bereits nach der ersten Kontaktaufnahme super funktioniert hat. Mir wurde genug Freiraum gelassen, um die App erst einmal in Ruhe zu testen. Seitdem ich die App nutze und meinen Kunden zur Verfügung stelle, habe ich eine sehr gute Unterstützung erfahren
Manuel Trimpop,
Geschäftsführer Dielex GmbH
“Wir nutzten die Check-It App in fast allen Aspekten des Arbeitsschutzes. Die größte Anwendung findet sie in Sicherheitsbegehungen, bei Prüfprotokollen und Fremdfirmenkoordinatoren Tätigkeiten. Die Möglichkeit der Fotodokumentation steigert die Qualität jeder Begehung und erfreut sich großer Akzeptanz. Eigene Checklisten lassen sich schnell und unkompliziert anlegen."
Christian Hagemoser,
Infrastructure Services Siemens Energy Global GmbH & Co. KG
Kontrolle externer Dienstleister: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Die Kontrolle externer Dienstleister muss strukturiert, dokumentiert und nachvollziehbar sein. Es reicht nicht, sich auf einmalige Überprüfungen oder Vertrauensvorschuss zu verlassen.
Wichtige Kontrollmaßnahmen sind:
- Integration von Kontrollaktivitäten in die Arbeitsprozesse
- Zusätzlich regelmäßige, prozessunabhängige Prüfungen
- Dokumentierte Nachweise aller Kontrollen und Ergebnisse
- Festlegung von Verantwortlichkeiten für die Überwachung
- Systematische Auswertung und Ableitung von Maßnahmen
“Die Aufsichts- und Überwachungsmaßnahmen eines Unternehmens können dann als funktionsfähig angesehen werden, wenn sie regelkonformes und regelwerkskonformes Verhalten fördern, nicht leicht umgangen werden können und geeignet sind, systematisches Fehlverhalten zu verhindern.” Autor: Rechtsanwalt Hartmut Hardt VDI
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Warum regelmäßige Kontrolle Pflicht ist – auch bei externen Partnern
Die Verpflichtung zur Kontrolle externer Dienstleister ergibt sich aus dem § 130 OWiG, der die gehörige Aufsichtspflicht regelt. Diese dient dazu, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften innerhalb des Unternehmens – auch durch Externe – wirksam zu verhindern.
Die Aufsicht muss so gestaltet sein, dass sie „Zuwiderhandlungen gegen Pflichten im Unternehmen verhindert.“
Digitale Unterstützung bei der Kontrolle externer Dienstleister
Mit modernen Tools wie Check-it lassen sich Kontrollmaßnahmen für externe Dienstleister digital abbilden und verwalten:
✔️ Erstellen von individuellen Kontrollchecklisten
✔️ Digitale Dokumentation aller Prüfungen
✔️ Nachvollziehbare und revisionssichere Archivierung
✔️ Automatische Erinnerung an Kontrollintervalle
✔️ Übersichtliche Auswertung und Berichterstellung
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern entbindet nicht von der eigenen Kontroll- und Aufsichtspflicht. Nur durch strukturierte und dokumentierte Kontrollen externer Dienstleister können Unternehmen ihrer gesetzlichen Verantwortung gerecht werden und Haftungsrisiken minimieren.
Setzen Sie auf digitale Lösungen wie Check-it, um Ihre Kontrollprozesse effizient, nachvollziehbar und gesetzeskonform umzusetzen.
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