Wareneingangskontrolle im Überblick
Die Wareneingangskontrolle ist ein entscheidender Schritt im Warenmanagement. Sie stellt sicher, dass Qualität und Menge der gelieferten Waren den Bestellungen entsprechen und schützt Unternehmen vor Reklamationen und Folgekosten.
Die Wareneingangskontrolle sollte unmittelbar nach dem Wareneingang erfolgen. Verzögerungen können dazu führen, dass Mängel zu spät entdeckt werden, was die Reklamationsmöglichkeiten einschränken kann. Durch eine strukturierte Wareneingangsprüfung Checkliste und die richtige Warenannahme Checkliste können Fehler frühzeitig erkannt werden. Moderne Tools wie die Check-it App helfen, diesen Prozess digital, effizient und rechtssicher zu dokumentieren.
Was ist bei der Wareneingangskontrolle zu tun?
Eine Wareneingangskontrolle Vorlage sollte folgende Schritte enthalten:
- Entladung der Ware
- Sichtprüfung auf äußere Schäden
- Abgleich von Lieferschein, Bestellung und tatsächlicher Lieferung
- Detaillierte Qualitätsprüfung (sichtbare Mängel, Funktionstests)
- Dokumentation von Ergebnissen und Mängeln
- Einlagerung der geprüften Ware
Tipp: Die Wareneingangskontrolle sollte unmittelbar nach Wareneingang erfolgen, um Reklamationen fristgerecht einzuleiten.
“Wir setzen Check-it nicht nur für Protokolle, Checklisten, Arbeitsfreigaben, Logbücher, etc. ein, sondern auch zum Qualifikationsnachweis von Nachunternehmen und Mitarbeitern, zur Risikoanalyse vor Ort sowie zur Anlagen- und Datenaufnahme ein. Die Möglichkeit auch Fotos abzulegen, ist für uns sehr wichtig. Die Check-it APP ist flexibel, unterstützt unsere Anforderungen, ist jederzeit über PC, Tablet oder Handy verfügbar und erfährt bei unseren Mitarbeitenden eine wachsende Akzeptanz.”
Detlev Kapteina
Koordinator der Elektroverantwortlichen ENGIE Deutschland
In der Instandhaltung ist die App vielseitig einsetzbar. Alles wird direkt mit dem Smartphone dokumentiert und versendet – das ist wirklich sehr praktisch. Was früher auf Papier oder in Excel war, ist jetzt digital in der Hosentasche verfügbar. Das macht die Inspektionen effizienter, und unsere Mitarbeitende sind sehr froh darüber.
Johannes Brack
Head of Maintenance HARTING Technologiegruppe
„Wir nutzen die Check-it App für Sicherheitsunterweisungen externer Dienstleister. Durch das Baukastenprinzip können wir Checklisten auf unsere Bedürfnisse anpassen und sparen uns dadurch den Papierkrieg.“
Marco Issler
Gebäudemanagement & VEFK TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG
“Man kann schon sagen, dass Check-it ein „Drei-in-eins-Programm“ ist – während der Prüfung kann man Fotos hinzufügen, unterschreiben und anschließend das PDF generieren. Sobald das PDF generiert ist, ist es schreibgeschützt, und wenn man es synchronisiert, werden die Daten direkt an den Auftraggeber weitergeleitet. Es spart uns sehr viel Zeit im Vergleich dazu, alles manuell per PDF zu erledigen.”
Mehmet Tekdemir
Geschäftsführer Elektro Tekdemir
„Ich hätte nie gedacht, dass Elektrodokumentation wirklich Spaß machen könnte! R. O. E. Online hat das mit seinen Tools geschafft. Die dadurch gewonnene Zeit im Tagesgeschäft ist enorm, verbunden mit einem Gefühl von Rechtssicherheit und bestem Schutz für meiner Mitarbeiter.“
Stefan Windirsch
Teamleiter Anlagenoptimierung, Brose Fahrzeugteile
„Die einfache Bedienbarkeit, regelmäßige Aktualisierung der Inhalte und die Abrufbarkeit für die jeweiligen Tätigkeiten unserer EFKs sowie die einfache Zugriffsverwaltung haben uns überzeugt“
Ulrich Voigt,
Elektro- und Leittechnik, Germany Vattenfall Wasserkraft GmbH
“Wir müssen in unserer Firma eine Menge Checklisten und Freigaben ausfüllen und verbringen damit eine Menge Zeit. Wenn wir mit der App arbeiten, sparen wir uns diese, weil man gleich alles in der Tasche hat. Man gehst zu einer Instandhaltung, man siehst was das Problem ist… Ich fülle gleich die richtige Checkliste aus, die Freigabe zur Arbeit, hier ist sie, ich versende sie – fertig. Es ist so einfach.”
Dominik Grentz
Verantwortliche Elektrofachkraft MARS
Ich bin mit der Kommunikation und der gesamten Zusammenarbeit sehr zufrieden, die bereits nach der ersten Kontaktaufnahme super funktioniert hat. Mir wurde genug Freiraum gelassen, um die App erst einmal in Ruhe zu testen. Seitdem ich die App nutze und meinen Kunden zur Verfügung stelle, habe ich eine sehr gute Unterstützung erfahren
Manuel Trimpop,
Geschäftsführer Dielex GmbH
“Wir nutzten die Check-It App in fast allen Aspekten des Arbeitsschutzes. Die größte Anwendung findet sie in Sicherheitsbegehungen, bei Prüfprotokollen und Fremdfirmenkoordinatoren Tätigkeiten. Die Möglichkeit der Fotodokumentation steigert die Qualität jeder Begehung und erfreut sich großer Akzeptanz. Eigene Checklisten lassen sich schnell und unkompliziert anlegen."
Christian Hagemoser,
Infrastructure Services Siemens Energy Global GmbH & Co. KG
Inhalte einer Wareneingangskontrolle Checkliste
Eine Wareneingangskontrolle Checkliste sollte folgende Punkte enthalten:
- Lieferdatum und Uhrzeit
- Lieferant und Lieferscheinnummer
- Bestellnummer
- gelieferte Menge vs. bestellte Menge
- sichtbare Schäden / Mängel
- Maßnahmen bei Abweichungen (z. B. Fotos, Reklamation, Sperrlager)
Die Check-it App kann als digitale Vorlage genutzt werden, um diese Checkliste ortsunabhängig auf Tablet oder Smartphone abzuarbeiten und revisionssicher zu speichern. Mit Check-it können digitale Vorlage genutzt werden, um diese Checkliste ortsunabhängig auf Tablet oder Smartphone abzuarbeiten und revisionssicher zu speichern. Damit sind keine Wareneingangskontrollen-Checklisten als PDF mehr notwendig – digitalisieren Sie jetzt Ihre Arbeitsschritte mit Check-it. PDF Vorlagen können Sie jederzeit bei uns erwerben. Klicken Sie einfach auf Kontakt.
Ist eine Wareneingangskontrolle Pflicht?
Ja, laut Handelsgesetzbuch (§ 377 HGB) sind Unternehmen verpflichtet, gelieferte Waren sofort zu prüfen und erkennbare Mängel unverzüglich zu melden. Zudem dient die Wareneingangskontrolle der Erfüllung von Qualitätsmanagementsystemen (z. B. ISO 9001).
Die Durchführung der Wareneingangskontrolle obliegt in der Regel den Lager- oder Logistikmitarbeitern. In größeren Unternehmen gibt es spezialisierte Wareneingangsprüfer.
Erfahren Sie mehr über Verantwortung und Haftung im Artikel zum Anlagenverantwortlichen.
Unsere Produkte
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Unsere Produkte werden von Sachverständigen mitentwickelt, haben sich in der Praxis bewährt und werden kontinuierlich gemeinsam mit unseren Kunden weiterentwickelt. Verlassen Sie sich auf Qualität, die hält, was sie verspricht – für optimale Ergebnisse in jeder Situation!
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Was muss bei der Wareneingangskontrolle geprüft werden und welche Tätigkeiten sind dabei zu tun?
Bei der Wareneingangskontrolle müssen folgende Aspekte geprüft werden:
- Menge: Vergleich der gelieferten Menge mit der bestellten Menge.
- Qualität: Überprüfung auf sichtbare Mängel und Beschädigungen.
- Dokumente: Abgleich der Lieferpapiere mit der Bestellung.
- Verpackung: Untersuchung der Verpackung auf Unversehrtheit und Sauberkeit. Zu den Tätigkeiten gehören das Auspacken, Sichtprüfung, Vergleich mit der Bestellung und die Dokumentation der Ergebnisse. Mit der Check-it App können all diese Schritte digital erfasst und nachverfolgt werden.
Welche Mängel können bei der Wareneingangskontrolle festgestellt werden?
Bei der Wareneingangskontrolle können verschiedene Mängel festgestellt werden, darunter:
- Quantitätsabweichungen: Abweichungen in der gelieferten Menge.
- Qualitätsmängel: Beschädigungen oder Defekte an den Waren.
- Falsche Lieferungen: Lieferung von nicht bestellten Artikeln.
- Verpackungsschäden: Beschädigungen der Verpackung, die auf unsachgemäßen Transport hinweisen. Die Check-it App kann helfen, diese Mängel sofort zu erfassen und entsprechende Maßnahmen zu dokumentieren.
Digitale Wareneingangskontrolle: Vorteile gegenüber Papier
Papierbasierte Prüfungen sind fehleranfällig und aufwendig. Eine digitale Wareneingangskontrolle mit Check-it bietet:
✔️ strukturierte Checklisten direkt auf mobilen Geräten
✔️ sofortige Fotodokumentation von Schäden
✔️ automatische Archivierung der Prüfprotokolle
✔️ leichtere Nachverfolgbarkeit im Reklamationsfall
Arten der Wareneingangskontrolle
- Vollkontrolle
Alle Positionen werden geprüft. - Stichprobenkontrolle
Nur ausgewählte Waren werden geprüft, wenn das Vertrauen zum Lieferanten hoch ist. - Funktionsprüfung
Bei technischen Geräten wird direkt ein Funktionstest durchgeführt. - Dokumentenprüfung
Abgleich von Lieferpapieren, Qualitätszertifikaten und Bestellungen.
Wareneingangskontrolle Vorlage für Ihr Unternehmen
Nutzen Sie unsere Wareneingangskontrolle Checkliste PDF oder integrieren Sie die Check-it App in Ihre Prozesse, um effizient, rechtssicher und transparent zu prüfen.
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Fazit: Wareneingangskontrolle ist Pflicht und schützt vor Schäden
Die Wareneingangskontrolle ist ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Warenwirtschaftssystems. Mit einer Checkliste und digitaler Unterstützung wie der Check-it App sichern Sie Qualität, reduzieren Fehler und gewährleisten Nachvollziehbarkeit.
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