Arbeitsanweisungen effektiv erstellen
Die Arbeitsanweisung gibt den Beschäftigten vor, wie eine Tätigkeit durchzuführen ist. Ähnlich wie die Betriebsanweisung beschreibt sie den Anwendungsbereich, auftretende Gefahren, Schutzmaßnahmen und Arbeitsabläufe.
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Eine Arbeitsanweisung ist eine detaillierte und spezifische Anleitung, die die Ausführung von Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens beschreibt. Diese Anweisungen sind essenziell für die interne Kommunikation und spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung von Qualität, Effektivität und Compliance im Unternehmen.
“Wir setzen Check-it nicht nur für Protokolle, Checklisten, Arbeitsfreigaben, Logbücher, etc. ein, sondern auch zum Qualifikationsnachweis von Nachunternehmen und Mitarbeitern, zur Risikoanalyse vor Ort sowie zur Anlagen- und Datenaufnahme ein. Die Möglichkeit auch Fotos abzulegen, ist für uns sehr wichtig. Die Check-it APP ist flexibel, unterstützt unsere Anforderungen, ist jederzeit über PC, Tablet oder Handy verfügbar und erfährt bei unseren Mitarbeitenden eine wachsende Akzeptanz.”
Detlev Kapteina
Koordinator der Elektroverantwortlichen ENGIE Deutschland
In der Instandhaltung ist die App vielseitig einsetzbar. Alles wird direkt mit dem Smartphone dokumentiert und versendet – das ist wirklich sehr praktisch. Was früher auf Papier oder in Excel war, ist jetzt digital in der Hosentasche verfügbar. Das macht die Inspektionen effizienter, und unsere Mitarbeitende sind sehr froh darüber.
Johannes Brack
Head of Maintenance HARTING Technologiegruppe
„Wir nutzen die Check-it App für Sicherheitsunterweisungen externer Dienstleister. Durch das Baukastenprinzip können wir Checklisten auf unsere Bedürfnisse anpassen und sparen uns dadurch den Papierkrieg.“
Marco Issler
Gebäudemanagement & VEFK TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG
“Man kann schon sagen, dass Check-it ein „Drei-in-eins-Programm“ ist – während der Prüfung kann man Fotos hinzufügen, unterschreiben und anschließend das PDF generieren. Sobald das PDF generiert ist, ist es schreibgeschützt, und wenn man es synchronisiert, werden die Daten direkt an den Auftraggeber weitergeleitet. Es spart uns sehr viel Zeit im Vergleich dazu, alles manuell per PDF zu erledigen.”
Mehmet Tekdemir
Geschäftsführer Elektro Tekdemir
„Ich hätte nie gedacht, dass Elektrodokumentation wirklich Spaß machen könnte! R. O. E. Online hat das mit seinen Tools geschafft. Die dadurch gewonnene Zeit im Tagesgeschäft ist enorm, verbunden mit einem Gefühl von Rechtssicherheit und bestem Schutz für meiner Mitarbeiter.“
Stefan Windirsch
Teamleiter Anlagenoptimierung, Brose Fahrzeugteile
„Die einfache Bedienbarkeit, regelmäßige Aktualisierung der Inhalte und die Abrufbarkeit für die jeweiligen Tätigkeiten unserer EFKs sowie die einfache Zugriffsverwaltung haben uns überzeugt“
Ulrich Voigt,
Elektro- und Leittechnik, Germany Vattenfall Wasserkraft GmbH
“Wir müssen in unserer Firma eine Menge Checklisten und Freigaben ausfüllen und verbringen damit eine Menge Zeit. Wenn wir mit der App arbeiten, sparen wir uns diese, weil man gleich alles in der Tasche hat. Man gehst zu einer Instandhaltung, man siehst was das Problem ist… Ich fülle gleich die richtige Checkliste aus, die Freigabe zur Arbeit, hier ist sie, ich versende sie – fertig. Es ist so einfach.”
Dominik Grentz
Verantwortliche Elektrofachkraft MARS
Ich bin mit der Kommunikation und der gesamten Zusammenarbeit sehr zufrieden, die bereits nach der ersten Kontaktaufnahme super funktioniert hat. Mir wurde genug Freiraum gelassen, um die App erst einmal in Ruhe zu testen. Seitdem ich die App nutze und meinen Kunden zur Verfügung stelle, habe ich eine sehr gute Unterstützung erfahren
Manuel Trimpop,
Geschäftsführer Dielex GmbH
“Wir nutzten die Check-It App in fast allen Aspekten des Arbeitsschutzes. Die größte Anwendung findet sie in Sicherheitsbegehungen, bei Prüfprotokollen und Fremdfirmenkoordinatoren Tätigkeiten. Die Möglichkeit der Fotodokumentation steigert die Qualität jeder Begehung und erfreut sich großer Akzeptanz. Eigene Checklisten lassen sich schnell und unkompliziert anlegen."
Christian Hagemoser,
Infrastructure Services Siemens Energy Global GmbH & Co. KG
Warum benötigt man eine Arbeitsanweisung?
Betriebs- bzw. Arbeitsanweisungen sind schriftliche Vorgaben des Arbeitgebers, die Beschäftigte vor Unfällen und Gesundheitsgefahren schützen sollen. Verschiedene Gesetze, Verordnungen und Vorschriften verpflichten Unternehmen zur Erstellung solcher Anweisungen. Sie gelten für alle sicherheitsrelevanten Tätigkeiten und Arbeitsabläufe sowie für Bereiche, in denen Vorschriften eine betriebliche Regelung vorschreiben. Eine beispielhafte Liste gefährlicher Arbeiten findet sich in Abschnitt 2.7 der DGUV Regel 100-001 – Grundsätze der Prävention.
Die Verpflichtung zur Erstellung von Betriebsanweisungen ergibt sich aus § 4 Ziffer 7 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) und wird durch spezifische Rechtsvorschriften konkretisiert, etwa durch § 14 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) oder § 12 der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Demnach muss der Arbeitgeber Beschäftigten eine schriftliche Betriebsanweisung in verständlicher Form und Sprache zur Verfügung stellen, bevor sie Arbeitsmittel erstmals benutzen. Alternativ kann eine Gebrauchsanleitung des Herstellers bereitgestellt werden, sofern sie alle relevanten Informationen enthält. Betriebsanweisungen sind bei sicherheitsrelevanten Änderungen zu aktualisieren und regelmäßig in die Unterweisung nach § 12 ArbSchG einzubeziehen.
Damit Betriebsanweisungen effektiv sind, müssen sie arbeitsplatzbezogen, klar verständlich und einheitlich strukturiert sein. Eine standardisierte Gestaltung erleichtert die Verständlichkeit und fördert die Akzeptanz durch die Beschäftigten.
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Die Vorteile einer Arbeitsanweisung
Die Nutzung von Arbeitsanweisungen bietet zahlreiche Vorteile:
- Konstante Qualität: Durch die Standardisierung von Prozessen wird ein konstantes Qualitätsniveau sichergestellt. So können Unternehmen sicherstellen, dass Dienstleistungen und Produkte stets den geforderten Standards entsprechen.
- Optimiertes Onboarding: Detaillierte Beschreibungen erleichtern neuen Mitarbeitern die Einarbeitung und reduzieren den Schulungsaufwand für erfahrene Kollegen.
- Effizienzsteigerung: Die Verwendung von Arbeitsanweisungen minimiert Anwendungsfehler und spart Zeit bei der Korrektur, was die Gesamtproduktivität erhöht.
- Rechtssicherheit: Arbeitsanweisungen gewährleisten, dass alle Tätigkeiten in Übereinstimmung mit dem Arbeitsschutzgesetz und anderen rechtlichen Vorgaben durchgeführt werden. Ihre Nichtbefolgung kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Erstellen Sie eine eigene Arbeitsanweisung
Grundlage für die Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte grundsätzlich eine Gefährdungsbeurteilung sein. Die im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung ermittelten persönlichen und organisatorischen Schutzmaßnahmen sind in der Arbeitsanweisung konkret zu beschreiben und deren Einsatz und Verwendung zu definieren. Die Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte sorgfältig geplant und umgesetzt werden. Hier sind einige wichtige Dos and Don’ts:
Bitte beachten:
- Format: Verwenden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die durch Flussdiagramme, Checklisten oder grafische Darstellungen ergänzt werden können.
- Inhalt: Achten Sie darauf, sämtliche relevanten Informationen umfassend und detailliert darzustellen und Verweise auf verwandte Dokumente einzufügen.
- Sprache: Nutzen Sie eine präzise, verständliche Sprache mit einheitlichen Fachbegriffen. Ein Glossar für komplizierte Begriffe kann hilfreich sein.
Folgendes bitte vermeiden:
- Komplexität: Vermeiden Sie zu viel Fließtext und komplizierte Formulierungen, die die Verständlichkeit beeinträchtigen.
- Inkonsistenz: Halten Sie sich an einen einheitlichen Stil, um Verwirrung zu vermeiden.
Das 7-Schritte-Verfahren als Muster für Arbeitsanweisungen
Um die Effizienz bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen zu steigern, bietet sich das folgende 7-Schritte-Verfahren an diese können bereits bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung zur Anwendung kommen:
- Bedarfsermittlung: Evaluieren Sie, ob eine neue Arbeitsanweisung erstellt werden muss.
- Zweck definieren: Benennen Sie den spezifischen Zweck und den Kontext der Anweisung.
- Arbeitsutensilien auflisten: Dokumentieren Sie alle benötigten Werkzeuge und Materialien.
- Ablauf skizzieren: Entwerfen Sie ein Flussdiagramm für eine klare Darstellung des Prozesses.
- Schritt-für-Schritt-Anleitung verfassen: Erstellen Sie eine klare und gut strukturierte Anleitung.
- Problemerfassung: Beschreiben Sie potenzielle Probleme und mögliche Lösungsansätze.
- Überprüfung und Freigabe: Lassen Sie die Arbeitsanweisung von einer befugten Person prüfen und genehmigen.
Das W-Fragen-Format als Vorlage für Arbeitsanweisungen
Das W-Fragen-Format ist ein effektives Hilfsmittel zur Strukturierung von Arbeitsanweisungen. Es beantwortet die zentralen Fragen:
- Wer führt die Tätigkeit aus?
- Was ist genau zu tun?
- Wie wird es erledigt?
- Womit wird gearbeitet?
- Wofür wird die Tätigkeit durchgeführt?
- Wo findet die Arbeit statt?
- Wie lange dauert die Tätigkeit?
Diese Struktur fördert die Klarheit und hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Arbeitsanweisung Vorlagen können Ihnen bei der Erstellung helfen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte abgedeckt werden.
Arbeitsanweisung Muster effektiv nutzen
Detaillierte Arbeitsanweisungen sind besonders wichtig für komplexe oder gefährliche Aufgaben. Durch konsequente Anwendung und Integration in das Schulungsmanagement unterstützen Arbeitsanweisungen Unternehmen dabei, die Effizienz und Sicherheit zu steigern.
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