Datenschutz vs. Arbeitsschutz
Was regelt die DSGVO – und was bedeutet das für
Qualifikationsdaten?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt personenbezogene Daten natürlicher Personen. Darunter fallen alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare Person beziehen – auch Angaben zur Fachkunde, Qualifikation oder Ausbildung.
Damit solche Daten rechtmäßig verarbeitet werden dürfen, muss mindestens eine der Bedingungen aus Artikel 6 DSGVO erfüllt sein. In diesem Fall greift Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c: Die Verarbeitung ist erlaubt, wenn sie zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Sie dürfen personenbezogene Qualifikationsdaten erheben, wenn dies notwendig ist, um ihrer Pflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz (z. B. Auswahl fachkundiger Personen) nachzukommen. Die Verarbeitung muss dabei zweckgebunden, angemessen und dokumentiert erfolgen.
“Wir setzen Check-it nicht nur für Protokolle, Checklisten, Arbeitsfreigaben, Logbücher, etc. ein, sondern auch zum Qualifikationsnachweis von Nachunternehmen und Mitarbeitern, zur Risikoanalyse vor Ort sowie zur Anlagen- und Datenaufnahme ein. Die Möglichkeit auch Fotos abzulegen, ist für uns sehr wichtig. Die Check-it APP ist flexibel, unterstützt unsere Anforderungen, ist jederzeit über PC, Tablet oder Handy verfügbar und erfährt bei unseren Mitarbeitenden eine wachsende Akzeptanz.”
Detlev Kapteina
Koordinator der Elektroverantwortlichen ENGIE Deutschland
In der Instandhaltung ist die App vielseitig einsetzbar. Alles wird direkt mit dem Smartphone dokumentiert und versendet – das ist wirklich sehr praktisch. Was früher auf Papier oder in Excel war, ist jetzt digital in der Hosentasche verfügbar. Das macht die Inspektionen effizienter, und unsere Mitarbeitende sind sehr froh darüber.
Johannes Brack
Head of Maintenance HARTING Technologiegruppe
„Wir nutzen die Check-it App für Sicherheitsunterweisungen externer Dienstleister. Durch das Baukastenprinzip können wir Checklisten auf unsere Bedürfnisse anpassen und sparen uns dadurch den Papierkrieg.“
Marco Issler
Gebäudemanagement & VEFK TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG
“Man kann schon sagen, dass Check-it ein „Drei-in-eins-Programm“ ist – während der Prüfung kann man Fotos hinzufügen, unterschreiben und anschließend das PDF generieren. Sobald das PDF generiert ist, ist es schreibgeschützt, und wenn man es synchronisiert, werden die Daten direkt an den Auftraggeber weitergeleitet. Es spart uns sehr viel Zeit im Vergleich dazu, alles manuell per PDF zu erledigen.”
Mehmet Tekdemir
Geschäftsführer Elektro Tekdemir
„Ich hätte nie gedacht, dass Elektrodokumentation wirklich Spaß machen könnte! R. O. E. Online hat das mit seinen Tools geschafft. Die dadurch gewonnene Zeit im Tagesgeschäft ist enorm, verbunden mit einem Gefühl von Rechtssicherheit und bestem Schutz für meiner Mitarbeiter.“
Stefan Windirsch
Teamleiter Anlagenoptimierung, Brose Fahrzeugteile
„Die einfache Bedienbarkeit, regelmäßige Aktualisierung der Inhalte und die Abrufbarkeit für die jeweiligen Tätigkeiten unserer EFKs sowie die einfache Zugriffsverwaltung haben uns überzeugt“
Ulrich Voigt,
Elektro- und Leittechnik, Germany Vattenfall Wasserkraft GmbH
“Wir müssen in unserer Firma eine Menge Checklisten und Freigaben ausfüllen und verbringen damit eine Menge Zeit. Wenn wir mit der App arbeiten, sparen wir uns diese, weil man gleich alles in der Tasche hat. Man gehst zu einer Instandhaltung, man siehst was das Problem ist… Ich fülle gleich die richtige Checkliste aus, die Freigabe zur Arbeit, hier ist sie, ich versende sie – fertig. Es ist so einfach.”
Dominik Grentz
Verantwortliche Elektrofachkraft MARS
Ich bin mit der Kommunikation und der gesamten Zusammenarbeit sehr zufrieden, die bereits nach der ersten Kontaktaufnahme super funktioniert hat. Mir wurde genug Freiraum gelassen, um die App erst einmal in Ruhe zu testen. Seitdem ich die App nutze und meinen Kunden zur Verfügung stelle, habe ich eine sehr gute Unterstützung erfahren
Manuel Trimpop,
Geschäftsführer Dielex GmbH
“Wir nutzten die Check-It App in fast allen Aspekten des Arbeitsschutzes. Die größte Anwendung findet sie in Sicherheitsbegehungen, bei Prüfprotokollen und Fremdfirmenkoordinatoren Tätigkeiten. Die Möglichkeit der Fotodokumentation steigert die Qualität jeder Begehung und erfreut sich großer Akzeptanz. Eigene Checklisten lassen sich schnell und unkompliziert anlegen."
Christian Hagemoser,
Infrastructure Services Siemens Energy Global GmbH & Co. KG
Wie werden Qualifikationsdaten datenschutzkonform erfasst und
dokumentiert?
Personenbezogene Qualifikationsdaten müssen nach den Vorgaben der DSGVO sicher, transparent und zweckgebunden verarbeitet werden. Erfasst werden dürfen nur Informationen, die für die Beurteilung der Fachkunde wirklich erforderlich sind – z. B. Nachweise über Schulungen, Ausbildungen oder berufliche Erfahrung.
Die Speicherung dieser Daten darf nur so lange erfolgen, wie sie für den festgelegten Zweck benötigt werden – etwa zur Erfüllung der Dokumentationspflicht im Arbeitsschutz. Sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen erfüllt oder entfällt der Zweck, müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden.
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