Schriftliche Beauftragungen
Warum schriftliche Bestellungen notwendig sind
Schriftliche Bestellungen von verantwortlichen Personen sind im Arbeitsschutz nicht nur sinnvoll, sondern auch rechtlich vorgeschrieben. Sie schaffen klare Zuständigkeiten, sichern die Verantwortung ab und gewährleisten die notwendige Rechtssicherheit für Arbeitgeber und Beschäftigte.
Das Arbeitsschutzgesetz (§ 13 Abs. 2 ArbSchG) erlaubt dem Arbeitgeber, bestimmte Aufgaben an zuverlässige und fachkundige Personen zu übertragen – allerdings nur in schriftlicher Form. Auch die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ (§ 13) schreibt vor, dass eine Pflichtenübertragung klar dokumentiert und vom Beauftragten gegengezeichnet werden muss. Diese Vorgaben sind rechtlich verbindlich und dienen dazu, klare Verantwortlichkeiten im Unternehmen zu schaffen.
Die Schriftform liegt dabei nicht nur im Interesse des Arbeitgebers, sondern auch der beauftragten Person. Sie stellt sicher, dass der Verantwortungsbereich eindeutig abgegrenzt ist und keine Missverständnisse entstehen. Gerade in größeren Organisationen mit komplexen Strukturen ist die schriftliche Bestellung daher ein unverzichtbares Instrument, um Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Was eine Bestellung enthalten muss
Eine wirksame Pflichtenübertragung ist mehr als nur ein formaler Akt – sie muss inhaltlich präzise ausgestaltet sein. Laut DGUV Vorschrift 1 muss der Verantwortungsbereich klar beschrieben und die notwendigen Befugnisse eindeutig festgelegt werden. Dazu gehören organisatorische, personelle und finanzielle Kompetenzen, die es der beauftragten Person ermöglichen, ihre Aufgaben eigenverantwortlich wahrzunehmen.
Die Bestellung ist von beiden Parteien zu unterschreiben, und eine Ausfertigung muss dem Beauftragten ausgehändigt werden. Nur so hat dieser ein offizielles Dokument, das seine Rolle und Verantwortung belegt.
“Wir setzen Check-it nicht nur für Protokolle, Checklisten, Arbeitsfreigaben, Logbücher, etc. ein, sondern auch zum Qualifikationsnachweis von Nachunternehmen und Mitarbeitern, zur Risikoanalyse vor Ort sowie zur Anlagen- und Datenaufnahme ein. Die Möglichkeit auch Fotos abzulegen, ist für uns sehr wichtig. Die Check-it APP ist flexibel, unterstützt unsere Anforderungen, ist jederzeit über PC, Tablet oder Handy verfügbar und erfährt bei unseren Mitarbeitenden eine wachsende Akzeptanz.”
Detlev Kapteina
Koordinator der Elektroverantwortlichen ENGIE Deutschland
In der Instandhaltung ist die App vielseitig einsetzbar. Alles wird direkt mit dem Smartphone dokumentiert und versendet – das ist wirklich sehr praktisch. Was früher auf Papier oder in Excel war, ist jetzt digital in der Hosentasche verfügbar. Das macht die Inspektionen effizienter, und unsere Mitarbeitende sind sehr froh darüber.
Johannes Brack
Head of Maintenance HARTING Technologiegruppe
„Wir nutzen die Check-it App für Sicherheitsunterweisungen externer Dienstleister. Durch das Baukastenprinzip können wir Checklisten auf unsere Bedürfnisse anpassen und sparen uns dadurch den Papierkrieg.“
Marco Issler
Gebäudemanagement & VEFK TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG
“Man kann schon sagen, dass Check-it ein „Drei-in-eins-Programm“ ist – während der Prüfung kann man Fotos hinzufügen, unterschreiben und anschließend das PDF generieren. Sobald das PDF generiert ist, ist es schreibgeschützt, und wenn man es synchronisiert, werden die Daten direkt an den Auftraggeber weitergeleitet. Es spart uns sehr viel Zeit im Vergleich dazu, alles manuell per PDF zu erledigen.”
Mehmet Tekdemir
Geschäftsführer Elektro Tekdemir
„Ich hätte nie gedacht, dass Elektrodokumentation wirklich Spaß machen könnte! R. O. E. Online hat das mit seinen Tools geschafft. Die dadurch gewonnene Zeit im Tagesgeschäft ist enorm, verbunden mit einem Gefühl von Rechtssicherheit und bestem Schutz für meiner Mitarbeiter.“
Stefan Windirsch
Teamleiter Anlagenoptimierung, Brose Fahrzeugteile
„Die einfache Bedienbarkeit, regelmäßige Aktualisierung der Inhalte und die Abrufbarkeit für die jeweiligen Tätigkeiten unserer EFKs sowie die einfache Zugriffsverwaltung haben uns überzeugt“
Ulrich Voigt,
Elektro- und Leittechnik, Germany Vattenfall Wasserkraft GmbH
“Wir müssen in unserer Firma eine Menge Checklisten und Freigaben ausfüllen und verbringen damit eine Menge Zeit. Wenn wir mit der App arbeiten, sparen wir uns diese, weil man gleich alles in der Tasche hat. Man gehst zu einer Instandhaltung, man siehst was das Problem ist… Ich fülle gleich die richtige Checkliste aus, die Freigabe zur Arbeit, hier ist sie, ich versende sie – fertig. Es ist so einfach.”
Dominik Grentz
Verantwortliche Elektrofachkraft MARS
Ich bin mit der Kommunikation und der gesamten Zusammenarbeit sehr zufrieden, die bereits nach der ersten Kontaktaufnahme super funktioniert hat. Mir wurde genug Freiraum gelassen, um die App erst einmal in Ruhe zu testen. Seitdem ich die App nutze und meinen Kunden zur Verfügung stelle, habe ich eine sehr gute Unterstützung erfahren
Manuel Trimpop,
Geschäftsführer Dielex GmbH
“Wir nutzten die Check-It App in fast allen Aspekten des Arbeitsschutzes. Die größte Anwendung findet sie in Sicherheitsbegehungen, bei Prüfprotokollen und Fremdfirmenkoordinatoren Tätigkeiten. Die Möglichkeit der Fotodokumentation steigert die Qualität jeder Begehung und erfreut sich großer Akzeptanz. Eigene Checklisten lassen sich schnell und unkompliziert anlegen."
Christian Hagemoser,
Infrastructure Services Siemens Energy Global GmbH & Co. KG
Qualifikation und Kontrolle in der Praxis
Der Arbeitgeber darf seine Verantwortung nur an zuverlässige und fachkundige Personen übertragen. Diese Anforderung ergibt sich sowohl aus § 13 ArbSchG als auch aus § 7 ArbSchG, der betont, dass Beschäftigte befähigt sein müssen, die relevanten Vorschriften einzuhalten. Um diese Fachkunde nachzuweisen, empfiehlt es sich, eine Qualifikationserhebung zu dokumentieren. Damit kann der Arbeitgeber seine Auswahlverantwortung belegen, was im Falle eines Schadensfalles von entscheidender Bedeutung sein kann. Doch auch nach der Bestellung bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, die Wirksamkeit der übertragenen Maßnahmen regelmäßig zu überprüfen (§ 3 ArbSchG). Dies kann stichprobenartig geschehen, sollte aber stets schriftlich dokumentiert werden, um die Aufsichts- und Kontrollpflicht nachweisbar zu erfüllen. In der Praxis haben sich hierfür (digitale) Checklisten bewährt, die eine lückenlose Nachverfolgung ermöglichen und gleichzeitig die Organisation erleichtern.
Praxislösungen
Fazit: Klare Zuständigkeiten durch schriftliche Bestellungen
Schriftliche Bestellungen sind in der Praxis unverzichtbar, um klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Unternehmen zu schaffen. Sie stellen sicher, dass jeder Beteiligte genau weiß, welche Aufgaben er hat und welche Befugnisse ihm dafür zur Verfügung stehen.
Für Arbeitgeber bedeutet das: Durch eine schriftliche Bestellung werden Missverständnisse vermieden und die Organisation wird transparenter. Gleichzeitig bietet sie den beauftragten Personen die notwendige Sicherheit, ihre Aufgaben eigenständig und nachvollziehbar auszuführen.
In der täglichen Praxis haben sich standardisierte Bestellvorlagen, dokumentierte Qualifikationsnachweise und digitale Checklisten bewährt, um die Prozesse effizient und nachvollziehbar zu gestalten. So wird eine sichere und reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht – und die Verantwortung bleibt jederzeit klar geregelt.
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