Fremdfirmenkoordination einfach erklärt
Beim Einsatz von Fremdfirmen treffen oft zwei oder mehr Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitskulturen, Abläufen und Sicherheitsstandards aufeinander. Genau hier setzt die Fremdfirmenkoordination an – mit dem Ziel, gegenseitige Gefährdungen zu vermeiden und sichere Bedingungen für alle Beschäftigten zu gewährleisten.
Besonders auf Baustellen oder im elektrotechnischen Umfeld ist die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Fremdfirma sicherheitskritisch. Es gelten klare Anforderungen aus der Baustellenverordnung, dem Arbeitsschutzgesetz und einschlägigen Vorschriften wie der DGUV Vorschrift 3.
Warum die Fremdfirmenkoordination unerlässlich ist
Fremdfirmenmitarbeiter müssen sich in kurzer Zeit an neue Umgebungen und Arbeitsbedingungen gewöhnen. Gleichzeitig verfolgt die Stammbelegschaft des Auftraggebers eigene Ziele – Konflikte und gegenseitige Gefährdungen sind nicht auszuschließen.
Beispiele für Risiken:
- Gefährdung der eigenen Mitarbeiter durch Lärm oder Gefahrstoffe der Fremdfirma
- Gefährdung der Fremdfirma durch unternehmenseigene Maschinen oder Verkehrswege
“Wir setzen Check-it nicht nur für Protokolle, Checklisten, Arbeitsfreigaben, Logbücher, etc. ein, sondern auch zum Qualifikationsnachweis von Nachunternehmen und Mitarbeitern, zur Risikoanalyse vor Ort sowie zur Anlagen- und Datenaufnahme ein. Die Möglichkeit auch Fotos abzulegen, ist für uns sehr wichtig. Die Check-it APP ist flexibel, unterstützt unsere Anforderungen, ist jederzeit über PC, Tablet oder Handy verfügbar und erfährt bei unseren Mitarbeitenden eine wachsende Akzeptanz.”
Detlev Kapteina
Koordinator der Elektroverantwortlichen ENGIE Deutschland
In der Instandhaltung ist die App vielseitig einsetzbar. Alles wird direkt mit dem Smartphone dokumentiert und versendet – das ist wirklich sehr praktisch. Was früher auf Papier oder in Excel war, ist jetzt digital in der Hosentasche verfügbar. Das macht die Inspektionen effizienter, und unsere Mitarbeitende sind sehr froh darüber.
Johannes Brack
Head of Maintenance HARTING Technologiegruppe
„Wir nutzen die Check-it App für Sicherheitsunterweisungen externer Dienstleister. Durch das Baukastenprinzip können wir Checklisten auf unsere Bedürfnisse anpassen und sparen uns dadurch den Papierkrieg.“
Marco Issler
Gebäudemanagement & VEFK TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG
“Man kann schon sagen, dass Check-it ein „Drei-in-eins-Programm“ ist – während der Prüfung kann man Fotos hinzufügen, unterschreiben und anschließend das PDF generieren. Sobald das PDF generiert ist, ist es schreibgeschützt, und wenn man es synchronisiert, werden die Daten direkt an den Auftraggeber weitergeleitet. Es spart uns sehr viel Zeit im Vergleich dazu, alles manuell per PDF zu erledigen.”
Mehmet Tekdemir
Geschäftsführer Elektro Tekdemir
„Ich hätte nie gedacht, dass Elektrodokumentation wirklich Spaß machen könnte! R. O. E. Online hat das mit seinen Tools geschafft. Die dadurch gewonnene Zeit im Tagesgeschäft ist enorm, verbunden mit einem Gefühl von Rechtssicherheit und bestem Schutz für meiner Mitarbeiter.“
Stefan Windirsch
Teamleiter Anlagenoptimierung, Brose Fahrzeugteile
„Die einfache Bedienbarkeit, regelmäßige Aktualisierung der Inhalte und die Abrufbarkeit für die jeweiligen Tätigkeiten unserer EFKs sowie die einfache Zugriffsverwaltung haben uns überzeugt“
Ulrich Voigt,
Elektro- und Leittechnik, Germany Vattenfall Wasserkraft GmbH
“Wir müssen in unserer Firma eine Menge Checklisten und Freigaben ausfüllen und verbringen damit eine Menge Zeit. Wenn wir mit der App arbeiten, sparen wir uns diese, weil man gleich alles in der Tasche hat. Man gehst zu einer Instandhaltung, man siehst was das Problem ist… Ich fülle gleich die richtige Checkliste aus, die Freigabe zur Arbeit, hier ist sie, ich versende sie – fertig. Es ist so einfach.”
Dominik Grentz
Verantwortliche Elektrofachkraft MARS
Ich bin mit der Kommunikation und der gesamten Zusammenarbeit sehr zufrieden, die bereits nach der ersten Kontaktaufnahme super funktioniert hat. Mir wurde genug Freiraum gelassen, um die App erst einmal in Ruhe zu testen. Seitdem ich die App nutze und meinen Kunden zur Verfügung stelle, habe ich eine sehr gute Unterstützung erfahren
Manuel Trimpop,
Geschäftsführer Dielex GmbH
“Wir nutzten die Check-It App in fast allen Aspekten des Arbeitsschutzes. Die größte Anwendung findet sie in Sicherheitsbegehungen, bei Prüfprotokollen und Fremdfirmenkoordinatoren Tätigkeiten. Die Möglichkeit der Fotodokumentation steigert die Qualität jeder Begehung und erfreut sich großer Akzeptanz. Eigene Checklisten lassen sich schnell und unkompliziert anlegen."
Christian Hagemoser,
Infrastructure Services Siemens Energy Global GmbH & Co. KG
Verantwortlichkeiten in der Fremdfirmenkoordination
- Auftragsverantwortliche Person (AV)
Stellt der Auftraggeber. Er ist Ansprechpartner für die Fremdfirma, meist Elektrofachkraft oder Anlagenverantwortlicher.
- Verantwortliche Person der Fremdfirma (VF)
Wird von der Fremdfirma benannt. Sie muss vor Ort über ausreichend Entscheidungsspielraum verfügen.
- Koordinierende Person (K)
Wird bestimmt, wenn Beschäftigte beider Seiten gleichzeitig im selben Bereich arbeiten.
Aufgabe: Abläufe abstimmen, Sicherheitsmaßnahmen koordinieren, bei Verstößen eingreifen.
Bei besonderen Gefahren ist eine Weisungsbefugnis für die koordinierende Person verpflichtend (DGUV Regel 100-001, Abschnitt 2.5.1).
- Aufsichtführende Person (AF)
Sorgt für die Überwachung gefährlicher Tätigkeiten und die Umsetzung festgelegter Schutzmaßnahmen. Entspricht bei Elektrotätigkeiten häufig dem Arbeitsverantwortlichen gemäß VDE 0105-100.
Unsere Produkte
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Aufgaben der koordinierenden Person
- Arbeitsbereiche und Gefährdungen erfassen
- Arbeitsablaufpläne erstellen
- Sicherheitsmaßnahmen vor Beginn abstimmen
- Störfallmaßnahmen definieren
- Einhaltung der Maßnahmen kontrollieren
- Bei Verstößen Maßnahmen ergreifen und informieren
11 Schritte für sichere Zusammenarbeit mit Fremdfirmen
- Leistungsverzeichnis erstellen
- Fremdfirma auswählen & Sicherheitsanforderungen kommunizieren
- Auftragsverantwortliche festlegen
- Fremdfirmenverantwortliche einweisen
- Ausweise ausgeben
- Gegenseitige Gefährdungen bewerten
- (Wenn beim Umgang mit Gefahrstoffen die Gefährdung von Beschäftigten verschiedener Arbeitgeber nicht ausgeschlossen werden kann, so müssen alle betroffenen Arbeitgeber bei der Durchführung ihrer Gefährdungsbeurteilungen zusammenarbeiten und Schutzmaßnahmen abstimmen.
Diese Zusammenarbeit ist zu dokumentieren.) - Gegenseitige Gefährdungen sind zu vermeiden, dazu ist wenn nötig eine Person zu bestimmen, die die Arbeiten aufeinander abstimmt. Zur Abwehr besonderer Gefahren ist diese Person mit entsprechender Weisungsbefugnis auszustatten.
- (Wenn beim Umgang mit Gefahrstoffen die Gefährdung von Beschäftigten verschiedener Arbeitgeber nicht ausgeschlossen werden kann, so müssen alle betroffenen Arbeitgeber bei der Durchführung ihrer Gefährdungsbeurteilungen zusammenarbeiten und Schutzmaßnahmen abstimmen.
- Koordinator bestimmen & dokumentieren
- Aufsichtführenden festlegen (bei Gefahren)
- Eigene Mitarbeiter unterweisen
- Maßnahmen überwachen
- Feedback & Bewertung der Fremdfirma
Rechtslage laut Arbeitsschutzgesetz (§ 8 ArbSchG)
Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Beschäftigten anderer Arbeitgeber angemessen über Gefahren in seinem Betrieb zu unterweisen. Die Verantwortung liegt dabei nicht nur bei der Fremdfirma, sondern auch beim Betreiber der Anlage, den Koordinatoren und den Führungskräften beider Seiten.
Praxislösungen
Fazit zur Fremdfirmenkoordination:
Klare Kommunikation – sicheres Arbeiten
Eine erfolgreiche Fremdfirmenkoordination beginnt mit klaren Verantwortlichkeiten und endet mit kontrollierten Abläufen. Nur wenn alle Beteiligten ihre Rollen inkl. jeweiliger Verantwortlichkeiten verstehen und dokumentierte Prozesse befolgt werden, lassen sich Unfälle und Sicherheitsdefizite vermeiden.
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